İhracatçı Firmaya Nasil Mektup Yazilmali ?

   Uluslararası ticari yazışmalarda, ihracatçıların ilk kez temasa geçecekleri bir

ithalatçıya yazabilecekleri mektup örneği, İngilizce ve Türkçe olarak aşağıda

sunulmuştur. Bu mektup, bu tür yazışmalarda en çok kullanılan formu ana hatları

itibariyle göstermektedir.

(İthalatçının İsim ve Adresi)

Dear Sirs,

Our Company is the exporter/producer of (ürünün ismi) and we would like to

make our company and its products known to you.

Enclosed is a brochure which gives you general information about

our products.

If you are interested, we will be happy to send you any further

information. We may be available in the near future to discuss the subject

with you as well.

Thanking for your kind interest and we look forward your early reply, we remain,

Yours sincerely,

(İhracatçının İsmi)

(İthalatçının İsim ve Adresi)

Sayın baylar, şirketimiz (ürün ismi) üreticisi/ihracatçısıdır ve sizleri şirketimiz ve ürünlerimiz hakkında bilgilendirmek istiyoruz. Ürünlerimiz ve fiyatları ile ilgili genel bilgiler veren bir broşür ilişiktedir. İlgilendiğiniz takdirde, size daha fazla

bilgi göndermekten memnuniyet duyacağız. Bu konuyu görüşmek için yakın bir gelecekte karşı karşıya da gelebiliriz.

İlginize teşekkür eder, erken cevabınızı bekleriz.

Saygılarımla,

(İhracatçının İsmi)

Firmanın mevcut koşulları ve ihracat konusundaki deneyimlerine göre mektupta yer alabilecek ilave hususlar olabilir. Aşağıda çeşitli cümleler yer almakta olup bunlar mektuba ilave edilebilecek alternatif ifadelere örnek teşkil etmektedir.

• Firma, üretim konusunda ihtisaslaşmış olabilir ve özel sipariş kabul edebilir.

"Special order is acceptable."

"Özel sipariş kabul edilebilir."

• Firma, ihracatta deneyim sahibidir. Bu hususu belirtmek isteyebilir.

"We have already experience in export business, particularly in European markets."

"İhracatta, özellikle Avrupa piyasalarında deneyimimiz vardır."

• İthalatçı ülkenin bulunduğu ülke piyasasına özellikle girme isteği vurgulanabilir.

"Since we have recently received many requests for our products from your country, now we are

planning to have our products distributed by a well-known importer / wholesaler."

"Son zamanlarda ülkenizden, ürünlerimize yönelik çok sayıda talep aldığımız için,

ürünlerimizin ülkenizde tanınmış bir ithalatçı / toptancı tarafından dağıtımının

yapılmasını planlamaktayız."

şayet ithalatçıyı bilgilendirebilecek daha detay bilgileriniz varsa, örneğin:

• Bir ülkeyi ziyaret edecekseniz ve görüşmeyi planladığınız yeni firmalar mevcut

ise, ziyaret öncesi firmanızı ve ürünlerinizi tanıtıcı bir bilgi mektubu

gönderebilirsiniz.

• Aynı ülkede halihazırda temasta bulunduğunuz, referans olabilecek düzeyde iyi

firmalar olabilir. İthalatçıyı bu konuda bilgilendirebilirsiniz.

• Hazır ürün örnekleriniz olabilir ve bunları numune olarak mektubunuzla birlikte

gönderebilirsiniz. (Bu imkan ürüne göre mümkün olabilecektir ve genellikle ilk

yazışmadan sonraki aşamalarda gerçekleştirilmesi daha uygundur.)

(İthalatçının ismi ve adresi)

Dear Mr. (İthalatçının ismi)

We are the exporters of (ürünün ismi) and would like to make ourselves and our products known to you. With this letter we are sending our company

brochure and product catalogue. They represent the range of quality and the specifications that we offer. Still we have customers in your country and in the

enclosure, you will fınd a list of the companies with whom we already do business.

I shall be in your country on (tarih) and my intention to stay there is about a week. I would like to visit you at your office during my stay and I would appreciate to learn when it could be convenient for you.

I look forward your confirmation and to meeting you soon

Yours sincerely

(İhracatçının ismi)

Enclosure:

The list of companies,

Brochure and Product Catalogue

(şayet isim bilinmiyorsa “Dear Sirs” kullanılabilir)

(Mektubun amacının açıklanması)

(Konu hakkında detaylı bilgi verilmesi)

(Gelecekte gerçekleştirilecek olaylar hakkında bilgi verilmesi)

(İthalatçı Firmanın ismi ve adresi)

Sayın (İthalatçının ismi)

Biz (ürünün ismi) ihracatçısıyız ve size kendimizi ve ürünlerimizi tanıtmak istiyoruz.

Bu mektup ile birlikte size, firma broşürümüzü ve ürün kataloğumuzu gönderiyoruz. Bunlar, size sunduğumuz kalite ve ürün özelliklerini temsil

etmektedir. Halihazırda ülkenizde müşterilerimiz bulunmaktadır. Ekte bizimle iş yapmakta olan firmaların bir listesini bulabilirsiniz.

Ben (tarih) tarihinde ülkenizde bulunacağım ve ülkenizde (süre) kalmak niyetindeyim. Orada bulunduğum süre içinde sizi ziyaret etmek istiyorum.

Sizin için uygun olan zamanı bana bildirmenizden dolayı memnuniyet duyacağımı belirtirim.

En yakın zamanda görüşmek üzere teyidinizi

bekliyorum.

Saygılarımla,

(İhracatçının ismi)

Ek:- Firma Listesi,

- Broşür ve Ürün Kataloğu

(şayet isim bilinmiyorsa “Dear Sirs” kullanılabilir)

(Mektubun amacının açıklanması)

(Konu hakkında detaylı bilgi verilmesi)

(Gelecekte gerçekleştirilecek olaylar hakkında bilgi verilmesi)

İhracatçıların ithalatçılara mektup yazarken dikkat etmeleri gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Bir iş mektubu yazılırken öncelikle nelerin ifade edilmek

istendiği düşünülmeli ve mektup yukarıdaki örneklerde gösterilen şekle benzer tarzda hazırlanmalıdır. Mektup ana hatlarıyla oluşturulduktan sonra her aşamasında nelerin ifade edileceği belirlenmelidir.

Başlangıç cümlesinde mektubun konusu ve amacı belirtilmelidir. İthalatçı mektubu okumaya başladığı zaman ihracatçının amacını hemen anlayabilmelidir. Mektubun amacı belirtildikten sonra konu hakkında daha detaylı bilgiler verilebilir. İhracatçı, satmak istediği ürün hakkında ayrıntılı bilgi vermeli ve ithalatçının konu hakkındaki tüm tereddütlerini gidermelidir. İthalatçı, bu ürünün kendisi için gerçekten faydalı olacağına ikna edilmelidir.

İhracatçı, kendisini ve satmak istediği ürünü tanıttıktan sonra, İthalatçının kendisi ile temasa geçmeyi kabul etmesi halinde, aralarındaki ticari ilişkide ne tür bir yolun izlenmesi gerektiği de mektubunda açıklıkla belirtilmelidir. Mektup, her açıdan ithalatçı için kolaylıkla okunulabilir ve tam olarak anlaşılabilir

nitelikte olmalıdır. Bunun için de cümle ve paragraflar basit ve kısa olarak kurulmalı,karışık ve uzun cümleleri kullanmaktan kaçınılmalıdır.

Referans:

 http://isingilizcesi.blogcu.com/ihracatci-firmayi-tanitici-mektup-ornekleri/3223229