Uluslararası ticari
yazışmalarda, ihracatçıların ilk kez temasa geçecekleri bir
ithalatçıya yazabilecekleri
mektup örneği, İngilizce ve Türkçe olarak aşağıda
sunulmuştur. Bu mektup, bu tür
yazışmalarda en çok kullanılan formu ana hatları
itibariyle göstermektedir.
(İthalatçının İsim ve Adresi)
Dear Sirs,
Our Company is the
exporter/producer of (ürünün ismi) and we would like to
make our company and its
products known to you.
Enclosed is a brochure which
gives you general information about
our products.
If you are interested, we will
be happy to send you any further
information. We may be
available in the near future to discuss the subject
with you as well.
Thanking for your kind interest
and we look forward your early reply, we remain,
Yours sincerely,
(İhracatçının İsmi)
(İthalatçının İsim ve Adresi)
Sayın baylar, şirketimiz (ürün
ismi) üreticisi/ihracatçısıdır ve sizleri şirketimiz ve ürünlerimiz hakkında
bilgilendirmek istiyoruz. Ürünlerimiz ve fiyatları ile ilgili genel bilgiler
veren bir broşür ilişiktedir. İlgilendiğiniz takdirde, size daha fazla
bilgi göndermekten memnuniyet
duyacağız. Bu konuyu görüşmek için yakın bir gelecekte karşı karşıya da
gelebiliriz.
İlginize teşekkür eder, erken
cevabınızı bekleriz.
Saygılarımla,
(İhracatçının İsmi)
Firmanın mevcut koşulları ve
ihracat konusundaki deneyimlerine göre mektupta yer alabilecek ilave
hususlar olabilir. Aşağıda çeşitli cümleler yer almakta olup bunlar mektuba
ilave edilebilecek alternatif ifadelere örnek teşkil etmektedir.
• Firma, üretim konusunda
ihtisaslaşmış olabilir ve özel sipariş kabul edebilir.
"Special order is
acceptable."
"Özel sipariş kabul
edilebilir."
• Firma, ihracatta deneyim
sahibidir. Bu hususu belirtmek isteyebilir.
"We have already
experience in export business, particularly in European markets."
"İhracatta, özellikle
Avrupa piyasalarında deneyimimiz vardır."
• İthalatçı ülkenin bulunduğu
ülke piyasasına özellikle girme isteği vurgulanabilir.
"Since we have recently
received many requests for our products from your country, now we are
planning to have our products
distributed by a well-known importer / wholesaler."
"Son zamanlarda
ülkenizden, ürünlerimize yönelik çok sayıda talep aldığımız için,
ürünlerimizin ülkenizde
tanınmış bir ithalatçı / toptancı tarafından dağıtımının
yapılmasını
planlamaktayız."
şayet ithalatçıyı
bilgilendirebilecek daha detay bilgileriniz varsa, örneğin:
• Bir ülkeyi ziyaret
edecekseniz ve görüşmeyi planladığınız yeni firmalar mevcut
ise, ziyaret öncesi firmanızı
ve ürünlerinizi tanıtıcı bir bilgi mektubu
gönderebilirsiniz.
• Aynı ülkede halihazırda
temasta bulunduğunuz, referans olabilecek düzeyde iyi
firmalar olabilir. İthalatçıyı
bu konuda bilgilendirebilirsiniz.
• Hazır ürün örnekleriniz
olabilir ve bunları numune olarak mektubunuzla birlikte
gönderebilirsiniz. (Bu imkan
ürüne göre mümkün olabilecektir ve genellikle ilk
yazışmadan sonraki aşamalarda
gerçekleştirilmesi daha uygundur.)
(İthalatçının ismi ve adresi)
Dear Mr. (İthalatçının ismi)
We are the exporters of (ürünün
ismi) and would like to make ourselves and our products known to you. With this
letter we are sending our company
brochure and product catalogue.
They represent the range of quality and the specifications that we offer. Still
we have customers in your country and in the
enclosure, you will fınd a list
of the companies with whom we already do business.
I shall be in your country on
(tarih) and my intention to stay there is about a week. I would like to visit
you at your office during my stay and I would appreciate to learn when it could
be convenient for you.
I look forward your
confirmation and to meeting you soon
Yours sincerely
Enclosure:
The list of companies,
Brochure and Product Catalogue
(şayet isim bilinmiyorsa “Dear
Sirs” kullanılabilir)
(Mektubun amacının açıklanması)
(Konu hakkında detaylı bilgi
verilmesi)
(Gelecekte gerçekleştirilecek
olaylar hakkında bilgi verilmesi)
(İthalatçı Firmanın ismi ve
adresi)
Sayın (İthalatçının ismi)
Biz (ürünün ismi)
ihracatçısıyız ve size kendimizi ve ürünlerimizi tanıtmak istiyoruz.
Bu mektup ile birlikte size,
firma broşürümüzü ve ürün kataloğumuzu gönderiyoruz. Bunlar, size sunduğumuz
kalite ve ürün özelliklerini temsil
etmektedir. Halihazırda ülkenizde
müşterilerimiz bulunmaktadır. Ekte bizimle iş yapmakta olan firmaların bir
listesini bulabilirsiniz.
Ben (tarih) tarihinde ülkenizde
bulunacağım ve ülkenizde (süre) kalmak niyetindeyim. Orada bulunduğum süre
içinde sizi ziyaret etmek istiyorum.
Sizin için uygun olan zamanı
bana bildirmenizden dolayı memnuniyet duyacağımı belirtirim.
En yakın zamanda görüşmek üzere
teyidinizi
bekliyorum.
Saygılarımla,
(İhracatçının ismi)
Ek:- Firma Listesi,
- Broşür ve Ürün Kataloğu
(şayet isim bilinmiyorsa “Dear
Sirs” kullanılabilir)
(Mektubun amacının açıklanması)
(Konu hakkında detaylı bilgi
verilmesi)
(Gelecekte gerçekleştirilecek
olaylar hakkında bilgi verilmesi)
İhracatçıların ithalatçılara
mektup yazarken dikkat etmeleri gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Bir
iş mektubu yazılırken öncelikle nelerin ifade edilmek
istendiği düşünülmeli ve mektup
yukarıdaki örneklerde gösterilen şekle benzer tarzda hazırlanmalıdır. Mektup
ana hatlarıyla oluşturulduktan sonra her aşamasında nelerin ifade edileceği
belirlenmelidir.
Başlangıç cümlesinde mektubun
konusu ve amacı belirtilmelidir. İthalatçı mektubu okumaya başladığı zaman
ihracatçının amacını hemen anlayabilmelidir. Mektubun amacı belirtildikten
sonra konu hakkında daha detaylı bilgiler verilebilir. İhracatçı, satmak
istediği ürün hakkında ayrıntılı bilgi vermeli ve ithalatçının konu hakkındaki
tüm tereddütlerini gidermelidir. İthalatçı, bu ürünün kendisi için gerçekten
faydalı olacağına ikna edilmelidir.
İhracatçı, kendisini ve satmak
istediği ürünü tanıttıktan sonra, İthalatçının kendisi ile temasa geçmeyi kabul
etmesi halinde, aralarındaki ticari ilişkide ne tür bir yolun izlenmesi
gerektiği de mektubunda açıklıkla belirtilmelidir. Mektup, her açıdan ithalatçı
için kolaylıkla okunulabilir ve tam olarak anlaşılabilir
nitelikte olmalıdır. Bunun için
de cümle ve paragraflar basit ve kısa olarak kurulmalı,karışık ve uzun
cümleleri kullanmaktan kaçınılmalıdır.
Referans:
http://isingilizcesi.blogcu.com/ihracatci-firmayi-tanitici-mektup-ornekleri/3223229